撰写工作计划、总结、领导讲话稿对企业秘书人员来说自然是驾轻就熟的。但是,随着经济体制改革的深人,经济工作部门特别是各工业生产企业的领导人把市场调研工作也放到了重要位置,由此,企业秘书人员面临着新的课题:如何协助企业领导搞好市场调研,写好市场调查报告。

下面,笔者根据理论学习和实践体会,就怎样撰写市场调查报告谈点体会。

一、做好落笔前的各项准备

要写好市场调查报告,必须进行市场调研,并做好以一下各项准备工作

1.命题

做市场调研首先要根据调研的目标、内容和范围确定调研主题。市场调查报告的标题可以概括调研的单位、调研内容和范围,如(杭州二棉生产的大提花棉布在北方深受欢迎》;也可以直接提出问题,揭示调研的主旨,如《出口商品包装不容忽视);还可以在正题之外,再加副题,如《深加工纺织产品多换外汇—杭州服装出口情况调查》。市场调研的命题要与内容相符,要精练简洁、高度概括,如能做到新颖醒目、引人人胜、发人深思自然效果更佳。

2.搜集资料

撰写市场调查报告所需要的资料主要有以下三大类:

(l)企业内部资料

这是指企业本身的统计资料和经验材料,包括历史资料和现有资料。对一个企业来说,这类资料应该是非常丰富的,如本企业生产技术和供应方面的资料;产品成本、价格和利润方面的资料;销售方面的资料,包括销售数量、销售渠道及用户资料等。

(2)企业外部资料

企业外部资料包括政府机关和领导部门的计划、总结、统计数字;兄弟企业的生产、销售资料和经验介绍;报刊杂志刊载的调研报告、统计资料;科研机构和高等院校的科研成果、实验报告和学术论文等。此外还有国内外同类产品的技术资料,国内外同类企业生产、价格、库存、运输、消费资料,国际贸易、世界经济情况等。这些资料来源尸于平日的积累。

(3)实际调查资料

这部分资料是市场调研中需要取得的资料,它是最现实、最生动、最直接的第一手材料,需要花费一定的人力、物力、财力和时间。如果想以最经济的时间、费用和人力,取得最佳的调研效果,一般可采取抽样调查的方法。这一调研方法的运用需要掌握一定的技巧,如设计调查表格、拟定调查纲目和调查问卷等。

3.整理分析资料

通过各种方法和渠道搜集来的资料尽管是大量的,但还是分散繁杂的,需要经过整理、分类加以鉴别、筛选,要去粗取精,去伪存真所谓“去粗取精”就是要区分主要和次要、本质与非本质的资料。

“粗”指一般化、表面化的资料;“精”指真正能反映事物本质的典型材料所谓“去伪存真”就是鉴别资料的真实性、可靠性,舍弃虚伪的成分,留下能反映事物本来面目的材料。

经过整理的资料,还要经过分析、归纳得出最本质、最科学的结论。这就要做一番由此及彼、由表及里的分析。任何事物都有它的外部联系,包括纵向联系和横向联系。分析事物的纵向联系,叮以了解事物的发生、发展和变化的前因后果、来龙去脉,得出合乎逻辑的结论;分析事物的横向联系,则可以使带有规律性的认识更为鲜明、突出。任何事物又都有它的内部联系,所以,义要作由表及里的分析、既要透过现象看本质,又要深人分析事物内部矛盾及矛盾诸方面间的关系。

二、市场调查报告的一般结构

市场调查报告是经济应用文中的新伙伴、新体裁,它的结构要根据内容和需要来设计安排。

1.前言:这部分文字简短扼要,写出调研的时间.、地点、对象、范围、目的,说明调研的主旨和采用的方法;也可介绍调查报告的主要内容和观点。这部分内容相当于新闻报道中的导语。当然,也有一些市场调查报告没有前言,直接以正文开篇。

2.正文:这部分内容是将调研中所获资料的性质和内在联系,按照人们的认识规律和习惯安排层次,一般包括:

(1)情况部分,一般情况可以用叙述的方法加以介绍,某些具体情况也可以用数字、图表和图象加以说明。

(2)预测部分。通过对资料的分析研究和归纳推理,预测市场前景及发展变化趋势、预测是否正确取决于企业领导人或调研者的市场知识、经验以及分析能力和判断能力。为了使眉目清晰、一目了然,也可以标出若于小标题

(3)建议或决策部分。这部分内容阐述的是在市场预测之后准备采取的行动、计划或措施,一也是市场调研的出发点和落脚点-

3.结尾:这部分内容起归纳、收尾的作用,或者重申观点以加深认识

三、撰写市场调查报告应注意的几个问题

1.市场调查报告必须客观如实地介绍情况、说明问题,反映出被调查事物的本来面,不掺人个人的感情,不夸人,不缩小,竖持实事求。

2.市场调查报告属经济应用文体裁,并非文艺作品,因此,语言要准确、简练、朴实,不需要华丽的词藻、精巧的修辞,只要清楚明白地、实实在在地表达内容

3.市场调查报告依据的事实要确凿,提供的数据要精确,表述的观点要鲜明,并且重点要突出,这样才可能充分发挥市场调研的作用,使委托调查者或企业决策人易于了解情况,并作出正确的决策。

4.市场调查一般有综合调查和专题调查两种文体综合调查可以写得详细一些。专题调查应着重围绕一个特定的问题或事件来写。采用何种文体,主要是根据市场变化情况和经营决策的需要来确定。